Ausbildungsnachweisheft (Berichtsheft)

Während der Ausbildung ein Berichtsheft zu führen, ist in Deutschland nicht nur gesetzlich vorgeschrieben – es ist auch ein wirkungsvolles Instrument zur Sicherung der Ausbildungsqualität. Was muss beachtet werden, damit das Berichtsheft ordentlich geführt wird?

Ohne Nachweis keine Prüfung

Laut § 43 Abs. 1 Nr. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist das ordnungsgemäß geführte Berichtsheft Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung.

Form und Inhalt

• Die Berichtshefte sind in täglicher oder wöchentlicher Form zu führen (Umfang: ca. 1 DIN A4 -Seite für eine Woche).
• Jedes Blatt des Berichtsheftes ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen.
• Das Berichtsheft kann auch in elektronischer Form geführt werden. Hierbei sind die einzelnen Wochen oder Tagesberichte auszudrucken, abzuheften und persönlich zu unterschreiben. Die Form der Nachweisführung muss im Ausbildungsvertrag vermerkt werden.
• Die Berichtshefte müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen, betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen anderseits zu dokumentieren. Es bleibt dem Ausbildenden vorbehalten, über die Mindestanforderungen hinaus vom Auszubildenden die Anfertigung weitgehender Nachweise, zum Beispiel eines Fachberichts, zu verlangen.
• Im Berichtsheft müssen auch die Themen und Inhalte des Berufsschulunterrichtes nachgewiesen werden
• Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten und die tägliche Arbeitszeit sollte ebenfalls aus dem Berichtsheft hervorgehen.

Zeit für Berichte und regelmäßige Kontrolle

Den Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, die Berichtshefte während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen. Die erforderlichen Berichtshefte werden dem Auszubildenden kostenlos von dem Ausbildenden zur Verfügung gestellt (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG).

Ausbildende und Ausbilder kontrollieren die Eintragungen in den Berichtsheften mindestens monatlich (§ 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG). Mit Ihrer Unterschrift und Datum bestätigen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragung. Bei Minderjährigen Auszubildenden unterschreiben die gesetzlichen Vertreter in angemessenen Zeitabständen.

Werden die schriftlichen Berichtshefte nicht ordnungsgemäß geführt oder nicht oder verspätet vorgelegt, liegt eine Pflichtverletzung vor, die geeignet sein kann, nach Abmahnung eine außerordentliche Kündigung des Berufsausbildungsverhältnisses zu rechtfertigen (Landesarbeitsgericht Frankfurt a. M., 03.11.1997, EzB BBiG § 22 Abs. 2 Nr. 1, Nr. 82). Der Auszubildende riskiert außerdem, zur Abschlussprüfung nicht zugelassen zu werden.

Digitales Berichtsheft

Schluss mit der Zettelwirtschaft beim Ausbildungsnachweis

 Tages- und Wochenberichte verfassen, einreichen, sichten und freizeichnen – der Ausbildungsnachweis kann für Auszubildende und Ausbilder im Alltag gleichermaßen aufwändig sein. Mit dem Digitalen Berichtsheft haben die Industrie- und Handelskammern nun ein Angebot entwickelt, dass die Pflege des Ausbildungsnachweises für alle Beteiligten zeitgemäßer, einfacher und intuitiver gestaltet.

Für und mit unseren Mitgliedern entwickelt

„Ziel der IHKs war es, ein Angebot zu schaffen, das entlang der Bedarfe der Nutzer entwickelt wird, damit es für Kunden und Mitgliedsunternehmen im betrieblichen Alltag optimale Mehrwerte generiert. Deshalb hat das Umsetzungsteam sowohl Ausbilder als auch Azubis sehr eng in den gesamten Entwicklungsprozess eingebunden“, erklärt Kompetenzfeldmanagerin Regina Altmann. 

Zusätzlich musste sich das Digitale Berichtsheft auch in mehreren Pilotierungsphasen beweisen, in denen Ausbilder, Auszubildende und Ausbildungsbeauftragte aus Unternehmen verschiedener Größen und Branchen die Anwendung über mehrere Wochen unter realen Bedingungen testen konnten. 

Im Einzelnen bietet das Digitale Berichtsheft folgende Kernfunktionen:

• Berichtshefteintragungen auf Tages- und Wochenbasis in Stichpunkt- oder Freitextform
• Online-Einreichung von Berichtsheftwochen an den Ausbilder zur Kontrolle und Freizeichnung
• Anhänge und Kommentare zu den Berichtshefteintragungen
• Integrierte Dialogfunktion für Ausbilder und Auszubildende
• Grafisches Fortschrittstracking der Ausbildung für Ausbilder und Auszubildende
• Digitale Übermittlung des Berichtsheftes an die IHK im Kontext der Prüfungsanmeldung
• Optimierte Nutzung am PC, dem Tablet und dem Smartphone

Einführung zum Start des neuen Azubi-Jahrgangs

Seit dem 1. August 2020 wird das Digitale Berichtsheft allen IHK-Mitgliedsunternehmen kostenfrei zur Verfügung gestellt. Unternehmen, die das digitale Berichtsheft nutzen möchten, benötigen hierfür lediglich im Vorfeld eine einmalige Registrierung im IDM-System der IHK, für die ebenfalls keine Kosten entstehen. Hinter IDM verbirgt sich ein neues Online-Angebot der IHK-Organisation, über das sich Unternehmen für die Nutzung von digitalen Dienstleistungen der IHKs authentifizieren können. IDM ist so ausgelegt, dass Nutzer perspektivisch über einen zentralen Login Zugriff auf alle für sie relevanten Onlinedienste der IHKs erhalten. Die Registrierung kann jederzeit bei der IHK beantragt werden. 

Wie erfolgt der Zugang?　

Unternehmen, die das Digitale Berichtsheft nutzen möchten, benötigen hierfür eine einmalige Registrierung im Identitätsmanagement-System der IHK Cottbus unter: https://meine.ihk.de, für die keine Kosten entstehen. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, finden Sie das Digitale Berichtsheft unter https://bildung.ihk.de/. 

Die Registrierung erfolgt über den Link: https://meine.ihk.de

Der Anfang eines umfangreichen digitalen Service-Angebots

Das Digitale Berichtsheft ist die erste Ausbaustufe des neuen Serviceportals Bildung, einem Angebot der IHKs für Kunden und Mitgliedsunternehmen, über das in Zukunft alle Standardprozesse der beruflichen Aus- und Weiterbildung abgewickelt werden können. Zu den weiteren Ausbaustufen wird unter anderem ein digitaler Ausbildungsvertrag gehören. Geplant sind außerdem Anwendungen zum Prüfungsmanagement sowie sogenannte Mehrwertdienste für die einzelnen Nutzergruppen. Für Azubis befinden sich im Bereich der Mehrwertdienste beispielsweise eine Azubicard und ein digitaler Karriereberater in Vorbereitung.