Das Handelsregister soll zuverlässig Auskunft über die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse eines Unternehmens geben. Deshalb sind beispielsweise die Firmenbezeichnung, der Sitz und die inländische Geschäftsanschrift, die Inhaberverhältnisse, die Höhe der Kommanditeinlage, die Namen der Prokuristen und Zweigniederlassungen registriert. Bei GmbHs und Aktiengesellschaften sind die Höhe des Haftungskapitals und die Namen der gesetzlichen Vertreter eingetragen. Außerdem wird festgehalten, ob eine Gesellschaft aufgelöst, eine Firma erloschen oder über ihr Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Schließlich müssen die verantwortlichen Personen ihre Unterschriften hinterlegen.
Das Handelsregister, das vom Amtsgericht geführt wird, ist öffentlich und kann von jedermann ohne Angabe eines Rechtsgrundes eingesehen werden. Das Handelsregister genießt - ähnlich wie das Grundbuch -öffentlichen Glauben -, d.h., es schützt in bestimmtem Umfang den gutgläubigen Rechtsverkehr in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragungen und Bekanntmachungen.
Schließt z. B. ein Prokurist nach seiner Entlassung, aber noch vor der Löschung im Handelsregister, namens des Geschäftsinhabers mit einem Kunden einen Vertrag, dem die Entlassung des Prokuristen unbekannt ist, so ist der Vertrag dennoch voll wirksam. Selbstverständlich sind Änderungen eingetragener Tatsachen ebenfalls eintragungspflichtig, etwa die Änderung der Anschrift der Niederlassung eines Kaufmanns oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. Die Abberufung eines Prokuristen oder eines Geschäftsführers sollte umgehend zur Eintragung angemeldet werden, denn dies liegt - wie bereits ausgeführt - im eigenen Interesse der Firma.
Verlegt z.B. der Kaufmann den Geschäftssitz, so kann er so lange unter der alten Adresse verklagt werden, bis die Änderung im Handelsregister eingetragen ist. Ihm können also erhebliche Nachteile entstehen, wenn das Handelsregister nicht dem tatsächlichen Stand entspricht. Auch die Auflösung und Liquidation einer Gesellschaft muss zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden ebenso wie die Löschung der Firma. Eröffnete Vergleichsverfahren oder Insolvenzverfahren über das Vermögen einer Firma werden vom Amtsgericht von Amts wegen ebenfalls eingetragen.
Nicht alle Gewerbetreibenden sind verpflichtet, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, sondern nur diejenigen, die sich in erheblichem Umfang am Geschäftsverkehr beteiligen. Das Handelsgesetzbuch spricht dabei von Kaufleuten; nicht eintragungspflichtige Unternehmer nennt man dagegen Kleingewerbetreibende. Maßgebliche Kriterien für die Beurteilung, ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb erforderlich ist, sind vor allem:
Schließen sich mehrere Personen zu einem kaufmännischen Betrieb zusammen, entsteht eine offenen Handelsgesellschaft oder eine Kommanditgesellschaft. Diese Gesellschaften sind ebenfalls in das Handelsregister einzutragen. Das gleiche gilt ohne Rücksicht auf Art und Umfang des Geschäftsbetriebs für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften. Kleingewerbetreibende können sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. Sie gelten dann als Kaufleute und müssen sich – mit allen Vor- und Nachteilen – als solche behandelt lassen.
Kaufleute sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung, jährlichen Inventur und Aufbewahrung von Handelsbriefen und Handelsbüchern verpflichtet; eine Ausnahme gilt für gewisse Einzelkaufleute nach § 241a Handelsgesetzbuch (HGB). Von Kaufleuten wird erwartet, dass sie sich mit mehr Erfahrung und Gewandtheit im Rechtsverkehr bewegen. Deshalb werden auch höhere Ansprüche bei der Abwicklung von Geschäften an sie gestellt, und bestimmte Schutzbestimmungen entfallen; Kaufleute können beispielsweise Schuldanerkenntnisse und Bürgschaften formlos abgeben, die bei Nichtkaufleuten nur schriftlich wirksam werden. Verbraucherschützende Vorschriften gelten nicht für Kaufleute, und die Vorschriften über allgemeine Geschäftsbedingungen sind nur eingeschränkt anwendbar. Andererseits stehen diesen "Nachteilen" auch positive Rechte gegenüber. So können nur Kaufleute Prokura erteilen, Zweigniederlassungen gründen sowie mit anderen zusammen eine offene Handels- oder Kommanditgesellschaft bilden. Da inzwischen jeder Gewerbetreibende berechtigt ist, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen, lässt die Eintragung keine Schlüsse auf die Größenverhältnisse des Unternehmens zu. Natürlich stellt sie auch keine Aussage über Bonität und Seriosität eines Unternehmens dar. Dennoch ist nicht zu verachten, dass die eingetragene Firma wegen der Öffentlichkeit des Handelsregisters im geschäftlichen Verkehr regelmäßig ein besseres Ansehen genießt und im Einzelfall der Abschluss von Geschäftsbeziehungen davon sogar abhängig gemacht wird. Viele Banken und Handelsunternehmen machen die Aufnahme einer Geschäftsverbindung von der Eintragung in das Handelsregister abhängig. Auch die Mitgliedschaft in Fachverbänden hat oft die Handelsregistereintragung zur Voraussetzung.
Auch dienen die im Handelsregister eingetragenen Anschriften der Abgabe von Willenserklärungen und der Zustellung von Schriftstücken. So kann neben der einzutragenden zustellfähigen inländischen Geschäftsanschrift (Angabe eines Postfachs ist nicht ausreichend), für eine GmbH zusätzlich eine empfangsberechtigte Person (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater) mit einer inländischen Anschrift im Handelsregister eingetragen werden. Sofern die GmbH keinen Geschäftsführer mehr hat, erfolgt die Zustellung und Abgabe von Willenserklärungen nunmehr gegenüber den Gesellschaftern. Durch die Abberufung eines Geschäftsführers kann der Zugang von Erklärungen und Zustellungen nicht mehr verhindert werden. Die öffentliche Zustellung gegenüber einer juristischen Person ist nur dann möglich, wenn eine Zustellung an die eingetragenen Anschriften erfolglos ist. Die öffentliche Zustellung bewirkt das Amtsgericht, zu dessen Bezirk die eingetragene Geschäftsanschrift gehört.
Viele bezeichnen im täglichen Geschäftsverkehr umgangssprachlich ein Unternehmen, auch ein kleineres (Kleingewerbetreibender), mit "Firma" z.B.: "Firma Maier". Dies ist aus rechtlicher Sicht nicht korrekt. Denn "Firma" ist nach dem HGB nur der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und unter dem es im Geschäftsverkehr auftritt. Da aber Kleingewerbetreibende nicht im Handelsregister eingetragen sind, haben sie auch keine "Firma".
Nur das im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann einen Firmennamen im rechtlichen Sinne führen, der - zusammen mit dem Geschäftsbetrieb - verkauft, vererbt und verpachtet werden kann. Dies ist besonders bei gut eingeführten Unternehmen von Bedeutung, da dann bei einem Inhaberwechsel die alte Firmenbezeichnung fortgeführt und auf das Ansehen des eingeführten Namens beim Publikum gebaut werden kann.
Die Möglichkeiten der Firmenbildung sind äußerst vielfältig und für alle Rechtsformen im wesentlich gleich; nur die Rechtsformzusätze unterscheiden die einzelnen Formen. Das Gesetzt schreibt vor, dass die Firma zur Kennzeichnung des Kaufmanns geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen muss. Darüber hinaus muss die Firma den korrekten Rechtsformzusatz oder eine verständliche Abkürzung enthalten. Bei Einzelfirmen lautet der Zusatz "eingetragener Kaufmann" bzw. "eingetragene Kauffrau" oder "e. K.", e. Kfm." bzw. "e. Kfr.". Offene Handelsgesellschaften können wie bisher mit dem Kürzel "OHG", Kommanditgesellschaften mit "KG", Gesellschaften mit beschränkter Haftung mit "GmbH" und Aktiengesellschaften mit "AG" auftreten. Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) darf als "UG (haftungsbeschränkt)" bezeichnet werden; das Wort "haftungsbeschränkt" darf nicht abgekürzt und muss in Klammern gesetzt werden.
Der Firmenkern kann aus Namens- und Sachbegriffen, aber auch aus reinen Phantasiebezeichnungen bestehen. Die Unterscheidungskraft verlangt eine gewisse Individualität, so dass beispielsweise eine reine Branchenbezeichnung nicht ausreicht. Möglich sind aber Geschäftsbezeichnungen ("Zum goldenen Hahn e.K.") oder Buchstabenkombinationen ("ABC OHG."). Selbstverständlich kann weiterhin der Name des Inhabers verwendet werden, wobei sowohl der Vorname ("Bruno´s Pizzeria e.K.") als auch der Nachname ("Schulze Textilien e.K.") herangezogen werden können.
Die Firma darf keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irrezuführen. Dabei wird im Verfahren vor dem Registergericht die Eignung zur Irreführung aber nur berücksichtigt, wenn sie ersichtlich ist. Ein kleiner, lokal orientierter Herstellungsbetrieb darf sich beispielsweise nicht "Fabrik" oder "Werk" nennen oder sich mit einem anspruchsvollen geographischen Zusatz wie "Deutsche...." schmücken. Auch dürfen zur Firmenbildung nicht Namen anderer Personen als des Inhabers verwendet werden, soweit die Täuschungsgefahr nicht durch den Zusammenhang ausgeschlossen ist ("Café Mozart e.K.").
Wer ein eingetragenes Unternehmen erwirbt, kann die Firma mit Zustimmung des bisherigen Inhabers unverändert oder mit einem Nachfolgezusatz fortführen. Ändert sich bei einem Inhaberwechsel die Rechtsform, dann ist der Rechtsformzusatz auszuwechseln. Dieser Grundsatz der Firmenbeständigkeit hat große Bedeutung im Handelsverkehr. Ein eingeführter Firmenname kann an Erben oder andere Nachfolger weitergegeben werden und stellt einen Teil des Unternehmenswerts dar.
Zu beachten ist, dass sich jede neue Firma ausreichend von den im selben Handelsregister bereits eingetragenen Firmen unterscheiden muss. Nicht aus handelsrechtlichen, aber aus wettbewerbsrechtlichen Gründen sollte schließlich auch in Betracht gezogen werden, dass an der Bezeichnung Marken- oder Namensrechte anderer - auch außerbezirklicher - Firmen oder Personen bestehen können. Lassen Sie daher unter Umständen die Firmenbezeichnung auf mögliche Kollisionen überprüfen.
Um bereits vor Anmeldung der Handelsregistereintragung eine eventuelle Verwechslungsgefahr oder mögliche Bedenken hinsichtlich der Firmenwahrheit und Firmenklarheit auszuschließen, empfehlen wir, sich vorab mit uns in Verbindung zu setzen oder Sie nutzen unser Online-Formular zur Firmenvoranfrage.
Wir benötigen von Ihnen den Firmennamen, Unternehmensgegenstand, Sitz, Gesellschafter und Ansprechpartner. Senden Sie diese Angaben an die E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder nutzen Sie unsere online Firmenvoranfrage.
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Sämtliche Anmeldungen zum Handelsregister sind wegen der Bedeutung dieses öffentlichen Registers in notariell beglaubigter Form einzureichen. Die Kosten für die Anmeldung sind je nach Art und Rechtsform unterschiedlich. Es entstehen Notar- und Gerichtsgebühren sowie Veröffentlichungskosten. Die Höhe der Gebühren für das Gericht und für den Notar hängen ab vom sog. Geschäftswert, der sich wiederum nach dem Wert des Betriebsvermögens richtet. Bei größeren Betriebsvermögen steigt naturgemäß auch der Geschäftswert. Eine Übersicht der Notar- und Handelsregistergebühren finden Sie nebenstehend.
Kaufleute müssen auf ihren Geschäftspapieren bestimmte Pflichtangaben machen. Dazu gehören neben der Firma und der Rechtsform der Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Handelsregister-Nummer. Bei GmbHs sind außerdem die Namen der Geschäftsführer anzugeben. GmbH & Co. KGs haben die Angaben sowohl für die KG als auch für die GmbH zu machen. Ausgenommen von diesen Regeln, die dem Informationsinteresse des Geschäftsverkehrs dienen sollen, sind Vordrucke im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung, in die lediglich einzelne Angaben eingefügt werden. Im Übrigen muss derjenige, der mit einer Firma im Handelsregister eingetragen ist, diese im formellen Geschäftsverkehr, also insbesondere auf den Geschäftspapieren, in Verträgen oder Anträgen, korrekt führen. Das Fortlassen oder Ergänzen der Firma ist nicht zulässig. Bei unbefugtem Firmengebrauch kann das Amtsgericht den Betreffenden unter Festsetzung von Ordnungsgeld zur Unterlassung anhalten.
Es gehört zu den Aufgaben der Kammer, das Amtsgericht bei der Führung des Handelsregister zu unterstützen. Die IHK wird daher bei Eintragungen von Firmen in das Handelsregister oder auch zum Vollzug der tatsächlichen Sitzverlegung regelmäßig um Stellungnahme ersucht.
Um beispielsweise eine Zurückweisung der Anmeldung der Neueintragung eines Unternehmens durch das Registergericht zu vermeiden, ist es ratsam, sich schon vor Antragstellung durch die örtlich zuständige Industrie- und Handelskammer beraten zu lassen. Die Kammer prüft insbesondere, ob die Firma nach den Regeln des Firmenrechtes richtig gebildet ist und erteilt bereits vor der notariellen Errichtung eine schriftliche Stellungnahme, die sich jedoch nur auf die Einmaligkeit der Firma am Sitz des Unternehmens bezieht. Um auszuschließen, dass überregional Firmen existieren, die nach wettbewerbsrechtlichen Vorschriften wegen Verwechslungsgefahr eventuell Unterlassungsansprüche geltend machen könnten, kann eine zusätzliche überregionale Überprüfung der Verwechslungsgefahr durch die Anmelder sinnvoll sein. Dies kann durch Einschaltung eines gewerblichen Informationsdienstes geschehen.
Bei reinen Handelsbetrieben werden nur die Industrie- und Handelskammern von den Amtsgerichten zur Stellungnahme aufgefordert. Bei Handwerksbetrieben, die einen Antrag auf Eintragung in das Handelsregister stellen, werden auch die örtlich zuständigen Handwerkskammern gutachterlich beteiligt.
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