Am 2. Juli 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland rechtskräftig. Mit dem Gesetz sollen Hinweisgebende (oft als Whistleblower bezeichnet) in Unternehmen vor Repressalien geschützt werden. Unternehmen werden verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, über die Mitarbeitende auf Missstände aufmerksam machen können. Während Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden die neuen Compliance-Anforderungen bereits seit Juli erfüllen müssen, sind kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ab dem 17. Dezember 2023 ebenfalls in der Pflicht, ein Hinweisgebersystem einzuführen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Hinweisgebende, Unternehmen profitieren davon jedoch gleichermaßen. Dr. Thomas Altenbach ist Compliance-Experte und CEO von LegalTegrity, einem Software-Unternehmen, das ein digitales Hinweisgebersystem speziell für den Mittelstand anbietet.
Aus Erfahrung weiß er, wie Hinweisgebersysteme Unternehmen schützen: “Unternehmen verlieren bis zu 5% ihres jährlichen Umsatzes durch Straftaten im Wirtschaftsbereich. Mitarbeitende erfahren i.d.R. zuerst von Fehlverhalten. Ein Hinweisgebersystem ist daher ein exzellentes Frühwarnsystem für Unternehmen.”
Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt bestimmte Anforderungen an den einzurichtenden Meldekanal. Oberstes Gebot ist hier die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Personen, welche von der Meldestelle zu wahren ist. Zudem müssen alle Daten DSGVO-konform gespeichert werden. Alle Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentiert und für bis zu drei Jahre gespeichert werden.
Anonyme Meldungen sollen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ebenfalls zugelassen werden: "Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz von sollen und nicht von müssen spricht: wir empfehlen, anonyme Meldungen dringend zuzulassen, da diese besonders häufig relevante Hinweise enthalten.”, so Dr. Altenbach.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass Meldende binnen sieben Tagen eine Eingangsbestätigung der Meldung erhalten müssen. In der Kommunikation mit meldenden Personen ist wichtig, dass diese jederzeit über den Stand der Meldung sowie über ergriffene Folgemaßnahmen informiert bleiben. Die für die Meldestelle zuständige Person hat unabhängig zu sein und über entsprechende Fachkunde zu verfügen.
“Wir empfehlen für die Position der Meldestellenbeauftragten zwei Personen zu bestimmen, damit immer ein*e Vertreter*in vorhanden ist. Die Fachkunde kann in entsprechenden Schulungen erworben werden. Es ist aber auch möglich, diese Position an einen externen Dienstleister auszulagern, wie zum Beispiel eine Ombudsperson.”, sagt Dr. Altenbach.
Der wichtigste Faktor für hohe Akzeptanz des Meldekanals in der Belegschaft ist transparente Kommunikation. Mitarbeitende müssen den Meldekanal kennen und wissen, wie sie ihn erreichen.
Dazu sagt Dr. Altenbach: “Ein Meldekanal ist nur dann erfolgreich, wenn er auch genutzt wird. Er hat das Potenzial, eine Speak-up Kultur im Unternehmen zu fördern, d.h. eine Kultur, in der Missstände angesprochen werden.”
Ein digitaler Meldekanal sollte daher möglichst einfach und intuitiv gestaltet sein. Bei der Implementierung sollte der Betriebsrat unbedingt frühzeitig involviert werden.
Einen ausführlichen Informationsartikel zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie unter diesem Link
In einem kostenfreien Online-Webinar am 23. Januar 2024 von 14:00 bis 15:00 Uhr klärt Dr. Altenbach, CEO von LegalTegrity, die wichtigsten Fragen, die sich für kleine und mittelständische Unternehmen ergeben.
Interessierte können sich unter diesem Link anmelden: event.cottbus.ihk.de/hinweisgeberschutzgesetz
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