Im Unternehmenskontext können unvorhergesehene Ereignisse, wie plötzliche Krankheit oder ein Unfall eines Unternehmers mit Risiken verbunden sein, wenn keine angemessene Notfallplanung vorhanden ist.
Eine gute Absicherung mit einer nachvollziehbaren dokumentierten Handlungsanweisung ist wichtig, damit Unternehmensvertreter die Aufgaben kurzfristig übernehmen und wichtige Entscheidungen treffen können. Ein Notfallhandbuch ist in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung, da es klare Handlungsempfehlungen für die wichtigsten Bereiche enthält und eine mögliche Vertretung oder Nachfolge regelt. Es schafft einen Überblick über die wesentlichsten Verträge und Dokumente, die im Falle eines Notfalls benötigt werden könnten, und dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten. Von Vollmachten, wichtigen Ansprechpartnern, Schlüssellisten oder Vertragsübersichten – es bietet eine strukturierte Arbeitsgrundlage für das Eintreten von unvorhersehbaren Ereignissen und kann sowohl im betrieblichen als auch im privaten Bereich angewandt werden. Es ist ratsam, ein Notfallhandbuch regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind und im Ernstfall schnell zur Verfügung stehen.
IHK-zugehörige Unternehmen können das Notfall-Handbuch nebenstehend als ausfüllbare PDF-Datei abrufen. Das Notfall-handbuch ist ein Gemeinschaftsprodukt aller Industrie- und Handelskammern in Deutschland und wurde unter Federführung der Handelskammer Hamburg erstellt. Für alle weiteren Fragen zum Thema Notfallvorsorge steht wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Lesen Sie unser Interview mit Rechtsanwältin Cindy Bramke vom Verein VorsorgeAnwalt e.V. und erfahren Sie mehr über die Risiken einer unzureichenden Notfallvorsorge für Unternehmerinnen und Unternehmer sowie die Maßnahmen, die ergriffen werden können, um diese Risiken zu mindern und Schäden vorzubeugen.
FORUM: Welche Risiken haben UnternehmerInnen mit einer fehlenden oder mangelhaften Notfallplanung zu erwarten?
Cindy Bramke: Die fehlende oder unzureichende Notfallplanung kann existenzielle Auswirkungen für den Betroffenen selbst, aber auch für seine Mitarbeiter und seine Familie haben. Fälle, in denen jemand unerwartet durch einen Unfall oder eine schwerwiegende Erkrankung aus seinem Geschäftsalltag herausgerissen wird, ist für alle extrem belastend.
Fehlende oder mangelhafte Vollmachten führen dann zur Handlungsunfähigkeit des Unternehmens. Ob eine Notgeschäftsführung bestellt werden kann, hängt von vielen Faktoren ab und müsste möglicherweise in Gerichtsverfahren geklärt werden, was sich wiederum zeit- und kostenintensiv für das Unternehmen auswirkt.
Für ein Einzelunternehmen oder eine Ein-Mann-GmbH stellt sich das Problem noch akuter dar. Hier liegt die Auswahl des Betreuers allein beim Betreuungsgericht, wenn keine Unternehmervorsorgevollmacht vorliegt. Dies hat zur Folge, dass fremde Dritte Einblicke in sensible Firmeninternes erhalten. Nicht in jedem Fall, sieht das Betreuungsgericht Familienangehörige oder den Ehepartner als geeigneten Vertreter an. Es gibt kein allgemein geltendes Vertretungsrecht zwischen Ehegatten. Das seit dem 1. Januar 2023 geltende Ehegattennotvertretungsrecht gilt nur in der Gesundheitssorge und ist zeitlich auf 6 Monate beschränkt.
Die Bestellung eines Vertreters kann mehrere Monate dauern. Während dieser Zeit können weder Verträge geschlossen noch beendet werden. Selbst wenn absehbar ist, dass das Unternehmen Mitarbeiter entlassen muss, können diese ohne Vertreter nicht gekündigt werden und behalten ihren Anspruch auf Vergütung fort, auch dann wenn keine Arbeitsleistung erbracht wurde.
„Es gibt kein allgemein geltendes Ehegattenvertretungsrecht“
FORUM: Welche Notfallmaßnahmen sollte jeder Unternehmer oder Unternehmerin in Ihren Augen vornehmen?
Cindy Bramke: Im ersten Schritt sollte eine oder mehrere Personen des Vertrauens ernannt werden. Der Ehepartner kann z.B. für persönliche Belange, wie z.B. in der Gesundheitssorge oder dem Aufenthaltsrecht bevollmächtigt werden, während im unternehmerischen Bereich ein vertrauter Mitarbeiter oder Geschäftspartner ernannt werden kann. Gibt es niemanden im näheren Umfeld, kann auch ein fremder Dritter mit der Übernahme der Bevollmächtigung beauftragt werden. Es gibt Rechtsanwälte, die sich auf die Übernahmen von Bevollmächtigungen im unternehmerischen Bereich spezialisiert haben. Auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer könnten zur Sicherung der Unternehmensfortführung bevollmächtigt werden.
Die meisten scheuen sich jedoch davor, das notwendige Vertrauen in eine Person zu legen, weil sie die Bevollmächtigung als Verlust ihres Selbstbestimmungsrechtes und ihrer Entscheidungsfreiheit sehen. Andere fürchten, dass mit der Vollmacht ihren Interessen zu wider gehandelt werden könnte.
Hier gibt es aber ganz simple Maßnahmen, um dieser Angst entgegenzuwirken. Man muss die Vollmacht zum Beispiel nicht sofort aushändigen, sondern könnte diese bei einer dritten Person, wie z.B. bei einem Rechtsanwalt oder Notar hinterlegen. Darüber hinaus kann man mit konkreten Handlungsanweisungen dem Bevollmächtigten sagen, was und in welcher Abfolge zu tun oder zu unterlassen ist.
„Von einer vorausschauenden Vorsorgevollmacht profitiert man zu Lebzeiten, das Testament gilt im Todesfall“
Was man außerdem berücksichtigen sollte: Banken tun sich in der Regel schwer externe Formulare anzuerkennen, wenn der Vorsorgefall bereits eingetreten ist. Es ist daher ratsam die Vollmacht im Vorfeld dem zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung vorzulegen.
FORUM: Gibt es Online-Plattformen oder Anbieter die bei der Notfallvorsorge unterstützen können?
Cindy Bramke: Es gibt viele Online- Plattformen, die für einfach gelagerte Fälle hilfreich sein könnten. Aber immer dort, wo es keine Personenidentität zwischen Bevollmächtigten und Erben gibt, sollte mach sich persönlich von einem Rechtskundigen beraten lassen. Zweifel über die Wirksamkeit bleiben bei der Online-Plattform bestehen. Die Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers und die Personenfeststellung kann bei den Online- Anbietern nicht geprüft werden, daher besteht die Gefahr, dass die Online- Dokumente im Geschäftsverkehr nicht akzeptiert werden. Vollmachten, die vor einem Rechtskundigen gegen Vorlage seines Ausweises unterzeichnet werden, bleiben auch in Zukunft rechtssicher.
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